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Cinco CRMs com tier gratuito real em 2026 (sem trial de 14 dias) para autônomo, MEI e profissional liberal organizar leads, follow-up e histórico de clientes. Comparativo de limites, melhor caso de uso e como exportar dados quando precisar migrar de plano.
Por que autônomo precisa de CRM
Cliente que sumiu no WhatsApp, proposta enviada há três semanas e você esqueceu de cobrar resposta, indicação de um amigo que entrou em contato e você não lembra mais o nome — esses três cenários custam dinheiro e acontecem com qualquer autônomo, MEI ou profissional liberal que controla a carteira na cabeça ou em mensagens espalhadas.
CRM (Customer Relationship Management) é o sistema que centraliza contatos, propostas, status do negócio e próximo passo. Para quem trabalha sem CLT e depende de previsibilidade de receita, ele substitui o time comercial que a empresa teria.
A boa notícia: em 2026 existem cinco opções com tier gratuito real (não confundir com teste de 14 dias) que cobrem 80% das necessidades de autônomo solo, MEI e pequena PJ.
Resumo prático em 5 passos
- Para autônomo solo, comece pelo HubSpot CRM Free. Sem limite de usuários, até 1 milhão de contatos e pipeline visual gratuito por tempo indeterminado.
- Se você tem 1-2 assistentes ou sócio, considere Bitrix24 Free. Aceita até 12 usuários no plano gratuito e inclui chat interno, tarefas e calendário compartilhado.
- Se já usa Notion ou Trello no dia a dia, vire um deles em mini-CRM. Resolve até 100-150 leads ativos sem aprender ferramenta nova.
- Pipedrive não tem free real. Apenas trial de 14 dias. Não comece por lá se o objetivo é grátis.
- Migre quando o pipeline passar de R$ 5-10 mil/mês em propostas ativas ou quando precisar de automação (disparo de e-mail, integração com WhatsApp). Antes disso, é desperdício pagar.
Comparativo das 5 opções gratuitas
| Ferramenta | Limite usuários (free) | Limite contatos | Pipeline visual | Melhor caso |
|---|---|---|---|---|
| HubSpot CRM Free | Sem limite | 1.000.000 | Sim | Autônomo solo querendo CRM completo |
| Bitrix24 Free | Até 12 | Ilimitado | Sim | MEI/pequena PJ com 1-2 assistentes |
| Zoho CRM Free | 3 | 5.000 | Limitado | Quem já usa o ecossistema Zoho |
| Trello | Sem limite (até 10 boards no free) | N/A (cards) | Sim (kanban) | Solo querendo simplicidade |
| Notion | Sem limite (uso pessoal) | Soft limit (blocos) | Sim (database) | Quem já vive no Notion |
Os limites de planos free mudam com frequência. Antes de migrar dados em volume, confirme as condições atuais na página do produto.
1. HubSpot CRM Free
O que é: plataforma de CRM da HubSpot com tier gratuito permanente, sem limite de tempo nem de usuários.
O que entrega no free:
- Até 1.000.000 de contatos e empresas
- Pipeline de negócios visual (drag-and-drop)
- Registro de e-mails enviados (extensão Gmail/Outlook)
- Painel de tarefas e atividades
- Formulário básico para captura de lead em landing page
- Integração com Gmail, Outlook e calendar
Limitações do free:
- Automação de e-mail só no plano pago
- Templates de e-mail limitados a 5
- Relatórios padrão (sem dashboards customizados)
- Sem fluxo de assinatura digital de proposta
Melhor para: autônomo solo (designer, dev, fotógrafo, social media) que quer estrutura profissional sem pagar. A interface é a mais polida das cinco e a curva de aprendizado é a mais curta.
Onde começa o pago: plano Starter custa US$ 15/usuário/mês (cobrado anualmente) e adiciona automação básica e mais templates. Para autônomo solo, raramente compensa antes de R$ 8-10 mil/mês de pipeline ativo.
Site: hubspot.com/products/crm.
2. Bitrix24 Free
O que é: suíte completa de gestão (CRM + comunicação + tarefas + sites) com plano gratuito generoso.
O que entrega no free:
- Até 12 usuários
- Armazenamento de 5 GB
- CRM com pipeline e funil de vendas
- Chat interno e videochamadas
- Tarefas e calendário compartilhado
- Captura de lead via formulário e widget de chat para site
- App mobile
Limitações do free:
- Sem automação avançada
- Relatórios básicos
- Espaço de armazenamento limita anexos em propostas
Melhor para: MEI ou pequena PJ com 1-2 assistentes ou sócio. Profissional liberal (advogado em escritório próprio com secretária, arquiteto com estagiário) tira proveito do calendário compartilhado e do chat interno sem pagar Slack ou Google Workspace.
Atenção: a interface tem mais ruído que HubSpot e a curva de aprendizado é mais longa. Reserve 3-4 horas para configurar pipeline e treinar a equipe.
Site: bitrix24.com.
3. Zoho CRM Free
O que é: CRM da Zoho (mesma empresa do Zoho Mail e Zoho Books) com tier gratuito para até 3 usuários.
O que entrega no free:
- Até 3 usuários
- Até 5.000 registros (contatos + leads + negócios somados)
- Pipeline padrão com até 5 estágios
- Tarefas, eventos e chamadas
- App mobile
Limitações do free:
- 3 usuários é um teto baixo
- 5.000 registros é confortável para autônomo, mas insuficiente para quem tem base antiga
- Customização de pipeline limitada
- Sem workflows automatizados
Melhor para: quem já usa o ecossistema Zoho (Zoho Mail, Books, Invoice). A integração entre eles é o maior valor — emitir nota da Zoho Invoice e ver o status no CRM sem retrabalho.
Onde começa o pago: plano Standard custa US$ 14/usuário/mês (anual). Antes disso, o free atende.
Site: zoho.com/crm.
4. Trello como mini-CRM
O que é: ferramenta de quadros kanban da Atlassian. Não é CRM por design, mas funciona como mini-CRM para autônomo solo com volume baixo.
Como montar o pipeline:
- Crie um board chamado "Clientes" ou "Pipeline".
- Crie listas com os estágios: Lead frio → Proposta enviada → Negociando → Fechado → Em execução → Concluído.
- Cada cliente vira um cartão. No cartão coloque: contato, valor, data da proposta, próximo passo e histórico nos comentários.
- Use etiquetas coloridas para urgência ou tipo de serviço.
- Use a aba "Datas" para definir lembrete do próximo contato.
O que entrega no free:
- Até 10 boards ativos
- Cartões e listas ilimitados
- 1 Power-Up por board (escolha um: Calendar, Custom Fields ou Butler para automação básica)
- App mobile
Limitações:
- Não tem campo nativo "valor do negócio" — vira custom field e exige Power-Up
- Não envia disparo automático por e-mail
- Sem integração nativa com Gmail para registrar troca de mensagens
Melhor para: autônomo solo que precisa visualizar o pipeline e nada além disso. Quem já usa Trello para tarefas pessoais resolve em 30 minutos de configuração.
Site: trello.com.
5. Notion com template de CRM
O que é: workspace de documentos e bancos de dados com plano gratuito de uso pessoal. Templates prontos de CRM estão disponíveis na galeria oficial.
Como montar o pipeline:
- Crie um database com colunas: Nome, Empresa, Status (lead/proposta/fechado/perdido), Valor da proposta, Próximo contato, Origem do lead, Notas.
- Use views diferentes: Kanban por status, Tabela por valor, Calendário por próximo contato.
- Vincule cada cliente a uma página com histórico completo, propostas e contratos.
O que entrega no free (uso pessoal):
- Bancos de dados ilimitados
- Páginas e blocos com soft limit
- Sincronização entre dispositivos
- Compartilhamento básico
Limitações:
- Sem automação de e-mail
- Sem integração nativa com WhatsApp ou Gmail (existem integrações via Zapier, mas Zapier free também tem limites)
- Notificações dependem de você abrir o app
Melhor para: autônomo, MEI ou profissional liberal que já vive dentro do Notion (anota projetos, ideias e financeiro pessoal por lá). Manter clientes no mesmo lugar elimina troca de contexto. Quem ainda não usa Notion talvez prefira ferramenta dedicada — vale comparar antes na nossa análise Notion vs Obsidian.
Site: notion.so.
Para quem cada um serve melhor
Autônomo solo (designer, dev, fotógrafo, copywriter, social media):
- Quer estrutura profissional → HubSpot CRM Free
- Quer simplicidade visual → Trello
- Já usa Notion → Notion
MEI com 1 assistente ou sócio:
- Quer suíte completa (CRM + chat + tarefas) → Bitrix24 Free
- Já usa Zoho Mail/Invoice → Zoho CRM Free
Profissional liberal (advogado, arquiteto, dentista, psicólogo) atuando como autônomo PF, Simples ou SLU:
- Com secretária ou estagiário → Bitrix24 (calendário compartilhado é o diferencial)
- Sozinho com poucos clientes ativos → Notion ou HubSpot
Lembre que 12 profissões são vedadas ao MEI por estarem regulamentadas pelos respectivos conselhos (médico no CFM, dentista no CRO, psicólogo no CRP, advogado na OAB, engenheiro no CONFEA/CREA, arquiteto no CAU, profissional contábil no CFC, fisioterapeuta no COFFITO, fonoaudiólogo no CFFa, nutricionista no CFN, veterinário no CFMV, enfermeiro no COFEN). Quem está nessas carreiras formaliza como autônomo PF, Simples Nacional ou SLU (Lei 14.382/2022) — mas a escolha do CRM independe do regime tributário.
Como migrar entre eles
A regra de ouro: nunca dependa de uma ferramenta sem ter como sair dela. As cinco opções listadas oferecem export CSV nativo, o que permite migrar com baixo atrito.
Passos da migração:
- Export do CRM atual: procure "Export" ou "Backup" nas configurações. Em geral exporta CSV com todos os contatos, negócios e tarefas.
- Limpar o CSV: abra no Excel, LibreOffice Calc ou Google Sheets. Padronize colunas (nome, e-mail, telefone, empresa, status, valor) e remova duplicados.
- Import no CRM novo: todas as cinco ferramentas têm import de CSV no menu de configurações. Mapeie cada coluna do CSV para o campo correspondente.
- Refazer pipeline: estágios do funil quase nunca mapeiam 1:1 entre ferramentas. Reserve 1 hora para reorganizar.
- Testar 30 dias em paralelo: antes de descartar o antigo, mantenha os dois ativos por 30 dias e confirme que nenhum lead caiu no buraco.
Histórico de conversas, anexos e automações raramente migram — só os dados estruturados.
Quando o gratuito não basta
O tier gratuito atende muito bem até três sinais aparecerem:
Sinal 1 — pipeline ativo passa de R$ 5.000-10.000/mês em propostas em aberto. A esse volume, perder um lead por esquecimento custa mais do que a mensalidade do plano pago. Vale ativar automação básica.
Sinal 2 — equipe maior que 1 pessoa. Se você contratou assistente, sócio ou está numa pequena PJ com 3-4 pessoas, a colaboração no free fica limitada (HubSpot é exceção, mas as outras travam). Bitrix24 Free segura até 12 usuários, mas perde em automação.
Sinal 3 — automação virou gargalo. Quando você gasta 4-6 horas por semana enviando manualmente e-mails de follow-up, gerando propostas a partir de template ou cobrando inadimplentes, o tempo poupado pelo plano pago se paga sozinho. Em paralelo, vale revisar o processo de cobrança de inadimplentes e a precificação dos seus serviços — CRM pago resolve volume, mas não resolve preço errado.
Antes de migrar, confirme três coisas: (1) o ROI real (quanto a mais de receita o pago traz), (2) se a automação que você precisa está no plano de entrada ou só no plano caro, (3) se a integração com seu fluxo atual (Gmail, WhatsApp, banco PJ) está incluída.
Erros comuns ao escolher CRM
- Começar pelo Pipedrive porque "todo mundo usa". Pipedrive só tem trial de 14 dias. Se o objetivo é grátis contínuo, comece por outra opção e migre depois se quiser.
- Achar que CRM substitui prospecção. CRM organiza o que entra, não traz lead novo. Trabalhe em paralelo a captação — veja como conseguir clientes como autônomo.
- Cadastrar tudo e não atualizar. CRM mal atualizado é pior que planilha — gera falsa sensação de controle. Defina um ritual semanal de 30 minutos para atualizar status.
- Misturar pessoal e profissional no mesmo board. Mesmo que use Notion ou Trello para vida pessoal, mantenha um workspace separado para clientes — facilita backup, export e LGPD.
- Ignorar a LGPD ao tratar dados de cliente. Autônomo, MEI e profissional liberal são controladores de dados sob a Lei 13.709/2018. Ative autenticação em dois fatores, evite armazenar dados sensíveis sem necessidade e tenha base legal clara para o tratamento.
- Trocar de CRM toda hora. Cada migração custa 4-8 horas de retrabalho. Escolha um, use por 90 dias, e só troque se houver razão concreta.
- Pagar plano caro antes de validar volume. Plano de R$ 200-400/mês para autônomo com 5-10 propostas por mês é desperdício. Comece grátis, escale com a receita.
Fontes consultadas
- HubSpot CRM Free — página oficial do produto — limites do plano gratuito
- Bitrix24 — planos e preços — limite de 12 usuários no free
- Zoho CRM — comparativo de planos — limite de 3 usuários e 5.000 registros no free
- Trello — planos — 10 boards no free e 1 Power-Up por board
- Notion — planos pessoais — uso pessoal gratuito
- Lei 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) — obrigações de quem trata dados de cliente